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디지털 업무환경 조성에 대해, 청소년시설 디지털성숙도 지표 중

안녕하세요. 채소입니다.
오늘은 디지털(전환을 위한) 업무환경 조성에 대해 이야기 나눠보려고 합니다.

🌁 디지털 업무환경을 상상해보세요.

이미지 : unpslash


업무환경에서 다양한 디지털 도구 환경과 기술 활용은 어떤 장점이 있을까요?
‘디지털전환을 항해하는 청소년지도사 안내서’는 다음과 같이 말합니다.

디지털 도구와 기술을 활용하면 임직원의 업무 부담을 줄이고, 효율성을 높일 수 있다고 합니다.
(실제 체감되기 까지는 시간이 걸리겠지만요.)
이렇게 확보된 시간과 자원은 청소년에게 온전히 돌아갈 수 있지 않을까요?
청소년의 만족도 역시 올라갈 것입니다.
이 사실 만으로도 우리는 디지털 업무환경에 주목할 필요가 있는 듯합니다.
또 무엇보다, 디지털 도구와 기술이 적용된 업무환경에서는 종전과 분명히 다른 것이 몇 가지 있어요.
그것은 바로 디지털을 통한 연결과 공유.
무엇보다 중요한 것은 업무를 통해 남는 '디지털 흔적(데이터)' 이랍니다.


우리는 사업의 기획과 실행, 결과물 정리에 많은 시간을 할애하곤 합니다. 그런데 한번쯤은 업무 환경, 일하는 방식에 대해 구성원 간 머리를 맞대고 생각해보는 계기도 있으면 좋겠다는 생각을 해봅니다. 사실 집 외에 가장 많은 시간을 보내는 곳은 일터니까요.
너~무나도 뻔한 말이지만, 일하는 우리가 행복하고 즐거워야, 그 결과물도 좋지 않을까요.

저는 슬랙이나 노션 같은 업무 소통 협업 도구를 처음 만났을 때를 잊지 못합니다.
사실 몇년이 지난 지금도 슬랙과 노션 위에서 일을 할 때면 새 옷 입은 아이처럼 신이 납니다.
(한글과 파워포인트는 물론 교복입니다..)


여러분은 지금 어떤 환경에서 일하고 계신가요?


🕋 민간기업은 어떨까요?


1. SK 하이닉스

SK 하이닉스에는 디지털 플랫폼 팀이 있다고 하는데요. 해당 팀에서는 다양한 디지털 업무 도구를 (개발) 제공해, 구성원들이 더 스마트하게 일할 수 있는 업무환경을 구축한다고 합니다. 그 사례를 소개합니다.

1. 구성원들이 더 자신의 일을 잘할 수 있도록 지원 : 업무 지원을 위한 챗봇 서비스, 용어 검색 및 번역 서비스
2. 구성원들이 원활하게 협업할 수 있게 돕는 것 : PC/모바일 공용 실시간 커뮤니케이션 플랫폼, 하나의 시트(Sheet)를 여러 구성원이 동시에 편집, 관리할 수 있는 소프트웨어
3. 업무 중 발생하는 지식과 정보를 축적하고 필요할 때 검색해서 활용하는 시스템 : 공유 파일 저장, 보관서비스, 지식블로그 등
IT 혁신으로 ‘일하는 방식’을 바꿔가는 사람들_ Digital Platform 팀., SK하이닉스, 2020.02.10.


2. GS칼텍스

GS칼텍스 역시 일하는 방식의 변화를 위해 디지털플랫폼 환경을 구축했다고 합니다. GS칼텍스는 업무 생산성 및 문서관리 효율을 위해서 마이크로소프트365를 전사에 도입했다고 합니다.
GS칼텍스, M365 도입 디지털 업무환경 구축., 이투뉴스, 2022.06.15.

3. 삼성전자

삼성전자가 DS(반도체) 부문의 디지털전환 추진에 속도를 내기로 했다.
DS부문은 향후 임직원의 의견을 모아 디지털전환 추진 방안 등을 구체적으로 수립할 계획이다.
해당 CEO는 업무공간에 대한 혁신도 추진하겠다는 의지를 내비쳤다.
그는 "업무공간을 바꾸면 사람의 행동과 생각까지 변할 수 있다."라고 말했다.
"일하는 방식, 문화 다 바꿔야 산다. DX향한 빨리감기 강조", 한국경제, 2022. 11. 07.


제가 이름만 들어도 알 법한 기업들의 뉴스를 가져왔는데, 어떠신가요?

조금 갸우뚱 하지 않으신가요?

(제가 일부러 이런 기업들을 찾은 것은 절대 아닙니다.; 스타트업들이 오히려 디지털 업무환경이 잘 구축되어 있고,
매머드 기업들은 묵직한 그룹웨어 방식인 경우가 많더라고요.
마치 교육부가 미래교육, 디지털전환 교육을 주창하면서도 나이스에 허덕이는 것처럼요.^^;)


😅제가 갸우뚱 한 이유는 이렇습니다.


1. 우선, 삼성전자는 2022년 11월 7일 기사에서도 향후 임직원의 의견을 모아 디지털전환 추진 방안을 수립한다고 합니다.
- 아직 시작도 안 했답니다. 우리도 준비해서 할 수 있습니다.

2. GS칼텍스는 커뮤니케이션, 회의, 문서, 보안 등에 창의적인 업무환경을 조성하기 위해
마이크로소프트365를 전사에 도입한다고 합니다. 2022년 6월 뉴스입니다.
- 마이크로소프트365 전사 도입? 우리도 할 수 있습니다.

3. SK하이닉스는 사내에 자체 개발팀을 두어 공동문서, 공유폴더 등을 개발, 적용한다고 합니다. 2020년 뉴스입니다.
- 공동문서, 공유폴더.. 구글 워크스페이스를 활용해 우리도 할 수 있습니다.


😅디지털 업무환경 조성보다 더 중요한 것은 임직원 간 합의일까요?

물론 대기업인 만큼 보안의 중요성, 한번 구축한 시스템 개선의 어려움 등 청소년시설과 비교할 수는 없겠습니다.
역설적으로 그렇기 때문에, 청소년시설은 더 디지털 업무환경의 조성을 도전할 수 있지 않을까요?

하지만, 이 부분에서 모든 조직은 비슷한 갈등에 휩싸입니다.

*제 개인적 생각입니다.
관리자 입장에서는 새로운 업무환경을 도입하려고 하면,
실무자들의 저항에 부딪힐까 걱정하거나, 도입조차 안 하려는 경우도 많고요.
실무자 입장에서는 왜 우리 조직은 이렇게 비효율적으로 일하지?라고
비관적인 입장을 띄거나, 무관심 하거나, 말해봤자 관리자가 도입하지 않을 거야.라고 시도조차 안 하게 되죠.

때문에
드는 생각은, 디지털 업무환경 조성보다도 임직원 간,
우리 이렇게 일하자. 이런 환경에서 일하자. 라고 합의를 내는 것일까? 싶기도 합니다.


🖥비영리 기관, 단체에서 활발한 디지털 업무환경

 

우리 단체는 어떤 협업 도구를? (비영리 IT 지원센터 정지훈님의 강연 내용 중)

출처 : 이미지 상단의 링크 유튜브화면 캡쳐

디지털 전환, 업무 협업 도구의 도입 목적은 더 많이 일하는 것이 목적이 아닌 효율적으로 일하기 위함입니다.
더 많은 업무를 밤낮없이 하자는 목적이 아니라 스마트워크, 효율적으로 일하는 것, 업무에 투입된 자원을 효율적으로 관리하는 것입니다. 이처럼 디지털 전환의 시대 비영리 단체는 무엇을 해야 할까요?
변화하는 디지털 도구, 기술에 대한 관심과 이해를 위한 노력이 필요합니다.
다양한 뉴스레터를 구독하거나 매체를 통해 국내외 사례나 정보에 관심을 가져야 합니다.

각기 다른 단체 여건, 환경 속 개선이 필요한 문제를 도출하고 이를 해결하기 위한 대안 모색 과정에 다양한 디지털 도구들이 활용될 수 있습니다. 이 과정에서 단체 내 디지털 도구 적용에 대한 실험, 연구 과정이 필요합니다.

🎁추천하는 업무 협업 도구
마이크로소프트 팀즈(MS 365 팀즈), 잔디, 플로우, 슬랙 등이 있습니다.
MS 365 팀즈 – 다양한 기능(화상회의)과 연계성 우수, 무료 버전 이용 가능
잔디 – 쉬운 사용법, 기능 확장성과 연동성 우수, 총 5GB 이내 무료 이용 가능
플로우 – 쉬운 사용법, 프로젝트 관리 기능, 1개월 무료 이용 가능
슬랙 – 쾌적한 사용자 인터페이스, 한글 버전 이용 가능

어떤 협업 도구를 쓸까 보다 어떻게 활용할지 내부 구성원 간 협의가 선행되어야 합니다.
조직에 한꺼번에 도구를 도입하기보다 사전에 일부 부서에서 테스트 성격으로 활용해보는 게 효과적입니다.
테스트 부서에서 최소 1~2개월 가량 시범 도입 기간을 설정해 조직 업무에 사용하기 적절한지 살펴보길 추천합니다.

나와라 IT 만능 팔! 현장 활동가들이 느낀 비영리 디지털 전환

(비영리 조직의 디지털전환을 지원하는 누구나데이터에서 현장의 활동가와 함께 진행한 좌담회 내용입니다.)

출처 : 캠페이너스


빠띠(정승구)
디지털 전환 측면에서는,
저는 디지털 도구를 만들어서 쓰는 상황인 것 같아요.
개발자들 문화에서 ‘개밥먹기’라는 문화가 있는데,
자기가 만든 서비스를
자기가 써야 그걸 계속 발전시킬 수 있는 거죠.
빠띠가 만든 민주주의 플랫폼을
저희도 직접 활동 도구로 쓰면서
계속 개선해 나가고 있습니다.

갱(독립활동가)
저는 갱이라고 합니다.
비영리단체들이 IT 기술이 필요할 때 도와주는 독립활동가로 일하고 있어요.
단체에서 필요한 웹사이트를 제작 의뢰하기도 하고,
내부에서 반복되는 업무를 자동화하고 싶다고 할 때
격의 없이 물어보시는 경우도 있습니다.
한국여성민우회, 한국여성의전화 캠페인 사이트와
한국사이버성폭력대응센터, 정치하는엄마들 홈페이지를 만들었고,
최근에는 녹색당에서 정책 자료집을 온라인으로 발행하고 싶다고 하셔서
노션으로 만들어드렸어요.
저는 개발자이긴 하지만
개발을 직접 하는 일은 많지 않고,
단체 분들 상황에 맞는 IT 도구들을
안내해드리는 쪽으로 역할을 주로 하고 있습니다.

이현아(생명의숲 협동처장)
올해 목표는 전국단위 네트워크에서 협업 도구 활용이에요.
구글 G스위트를 기본으로 해서 업무 도구들을 도입하고,
회계 관련 시스템 개선하고,
전자결재 시스템 전면 도입까지가 올해 목표입니다.

구글 문서에서 슬랙으로 넘어가는 과정에서 MS 도구도 섞었어요.
지금은 트렐로나 기록관리, 프로젝트 관리 툴을
어떤 것을 쓰면 좋을까 검토하고 있는 단계에요.
회계/계약은 전자 결재로 넘어가진 않았는데,
지금은 그거 넘어가는 단계예요.
궁극적으로 전면 자율근무제를 해도
무방하게 만들도록 하고 있어요.

정(한국여성의전화 기획조직국장)
서로 모르는 걸 드러내고 농담도 하면서
알려주면서 쓰니까 속도가 빠른 것 같아요.
‘숫자가 없어진 게 그런 뜻이었어?’ 이런 식으로.
지금은 잔디를 쓰고 있는데,
슬랙으로 갈까 하다가 영어 버전 밖에 없어서
잔디를 쓰고 있는데 나쁘지 않은 것 같아요.
20대부터 60대까지 다 같이 일하는 조직이라
언어의 접근성 문제도 있잖아요.
전환 이후에 만족도는 굉장히 높아요.
그런 경험이 중요한 거 같아요.
긍정적 성취의 경험이 중요한 것 같아요.
그런 다음에는
적극적으로 반응하게 된다고 해야하나.


어떻게 읽으셨나요?
비영리 분야에서는 워낙 다양한 전문성을 가진 활동가분들이 많아서,
필요에 따라 만들어 쓰기도 하고 (개밥먹기 ㅎㅎㅎ)
도움을 주러 다니는 분도 계시고,
다양한 업무 협업 도구를 적극적으로 적용해보는 사례도 있는 듯합니다.

물론, 비영리분야와 청소년시설의 업무의 방식과 속도감은 다르리라 생각됩니다만,
예산 규모는 어떨까?라는 질문을 던지고 싶었습니다.
하고자 하는, 필요로 하는 의지가 더 중요하지 않을까.
생각해 봅니다.

우리 분야도 분명 여기저기서 디지털 업무환경을 조성해두고
슬기롭게 잘 풀어나가고 있을 텐데..
(혹시 아는 사례가 있으면 알려주세요. ^^)


📚디지털전환을 항해하는 청소년지도사를 위한 안내서


디지털전환을 항해하는 청소년지도사를 위한 안내서는 다음과 같이 가이드합니다.
(낭앞 선생님들의 많은 의견 부탁드립니다.^^)

디지털 도구와 기술을 활용하면 임직원의 업무 부담을 줄이고, 효율성을 높일 수 있다고 합니다.
(실제 체감되기까지는 시간이 걸리겠지만요.)
이렇게 확보된 시간과 자원은 청소년에게 온전히 돌아갈 수 있지 않을까요?
청소년의 만족도 역시 올라갈 것입니다.
이 사실 만으로도 우리는 디지털 업무환경에 주목할 필요가 있는 듯합니다.
또 무엇보다, 디지털 도구와 기술이 적용된 업무환경에서는 종전과 분명히 다른 것이 몇 가지 있어요.
그것은 바로 디지털을 통한 연결과 공유.
무엇보다 중요한 것은 업무를 통해 남는 '디지털 흔적(데이터)' 이랍니다.

✅먼저 진단해보세요.

0단계 : 우리 기관에는 디지털 업무 환경이 조성되어 있지 않다.
1단계 : 우리 기관은 디지털 업무 환경을 부분적으로 조성하였다.
2단계 : 우리 기관은 대부분의 업무를 디지털 업무 환경에서 처리할 수 있으나, 업무 자동화 시스템은 마련되어있지 않다.
3단계 : 우리 기관은 대부분의 업무를 디지털 업무 환경에서 처리할 수 있으며, 업무 자동화 시스템을 구축하였다.

 

👍이렇게 노력해볼 수 있어요!


먼저, 기관이 현재 사용하는 디지털도구를 확인해보세요!

그리고 기관 업무에 도움이 될 만한 디지털도구 목록을 탐색하고 작성해보세요.
아직 사용하고 있지 않다면,
기관차원에서 새롭게 활용해 볼만한 디지털도구의 단계별 설치 및 활용 계획을 마련합니다.

업무 환경 조성에 필요한 디지털도구는 아래와 같아요.

무료로도 충분히 이용할 수 있는 도구들이 많으니, 관심을 갖고 살펴보시기 바랍니다.

- 온라인 소통 서비스 : 슬랙, 네이버웍스, 잔디, 카카오워크 등
- 디지털 결재 시스템(전자결재)
- 업무관리 서비스 : 트렐로, 노션 등 
- 공동문서 작업 서비스 : 구글문서, 노션, 타입드 등 
- 온라인 기반 업무수행 : 줌, 구글미트 등
 

업무 자동화가 가능한 기관의 단순 업무는 어떤 것들이 있는지 생각해보세요.

업무자동화를 통해 다양한 이점을 얻을 수 있답니다.

, 시작하기에 앞서 임직원간의 충분한 논의와 합의 과정이 반드시 필요하다는 점 잊지 마세요!

 

디지털 업무환경의 정착과 지속적 관리를 위해서는 유료 버전이나 시스템구축 등이 필요할 수 있어요.
그래서 예산 확보에 대한 노력도 중요합니다.

기관은 실무자 및 전문가의 의견을 참고하여,
디지털도구와 기술이 활용되는 업무 환경을 수시로 개선하고 데이터 보안을 주기적으로 점검할 필요도 있습니다.

 

2022년 청소년시설 디지털성숙도 조사 결과에 따르면, 전체 응답기관의 34%는 온라인소통 및 전자결재 등 기본적인 디지털화된 업무환경을 갖추고 있지 않다고 응답하였습니다. 7%의 응답기관은 일정 부분 자동화된 업무환경을 조성한 듯합니다. 저는 실은 아직 디지털성숙도 진단이 제시하는 '자동화'를 반드시 지향할 필요는 없다고 생각합니다.
자동화보다 모든 시설이 디지털화된 업무환경을 통해서 '디지털 흔적'을 남겨두는 것을 중요하다고 생각합니다.
그 흔적을 가까운 시일 내 (누군가가) 통합하여 처리할 수 있는 시기가 올 테고,
그것이 무엇이든지 간에 우리를 증명하는 힘이 되지 않을까. 생각해 봅니다.
(물론 그전에, 정부나 중앙행정기관 또는 연구기관, 또는 지역 내에서 청소년시설의 '데이터 수집 표준화 가이드'를 제시하면 좋겠지요.)
그리고 무엇보다 업무에 다양한 디지털 기술과 도구를 사용하면서 동료들과 협업의 즐거움을 느낀다던지, 당연하다고 생각했던 업무 방식의 변화를 체감한다던지 등의 경험은 기존에 하던 업무에 조금 더 리듬감을 더 해준다고 생각합니다.

* 낭떠러지 앞에서 먹는 치킨 과정(11.30.)에 개관 때부터 디지털 업무환경을 조성하고, 현재까지 유지하면서 일하는 청소년시설 사례발표자를 모십니다. 그때 재밌게 들어봐요. 저도 궁금해요.^^

⛓여러분도 디지털 업무환경이 필요하다고 생각하시나요?


끝으로, 재밌는 연구결과가 있어서 공유해 드립니다.
코로나19 시대를 겪을 당시, 앞으로도 비대면 업무환경, 메타버스 속 업무환경, 재택근무 등이
상당 부분 일상화될 것 이라고 예측이 되기도 했습니다만,

최근 스틸케이스가 발표한 포스트코로나 시대, 업무환경에 대한 달라진 기대치와 미래의 모습 보고서에서는,

조사에 응답한 모든 국가의 응답자들이 직장 복귀를 원하는 가장 중요한 목적이자 이유는,


'타인과의 연결, 동료들과의 재회' 이라고 손꼽았습니다.


"항상 점심을 같이 먹던 그룹이 있었는데, 그 동료들과 함께 식사할 수 있기를 고대하고 있습니다.
저는 또한 멘토링이 매우 중요하다고 생각합니다.
때문에 이전에도 같이 커피를 마시며 대화를 할 상대를 찾고는 했습니다.
줌(ZOOM)으로 같이 커피를 마시며 대화할 상대를 찾는 것은 훨씬 어렵습니다."
- 인터뷰 참가자


(글 업데이트)

청소년사업 종사자를 위한 디지털도구들을 모으는 '청소년사업 도구상자 '디딤''이 오픈했습니다. 

많이 이용해 주세요. ^^ 내가 아는 디지털도구가 있다면 추천해 주시는 것도 잊지 마세요!

https://youthbigdata.oopy.io/didim

 

청소년사업 도구상자 ‘디딤’

청소년사업 도구상자 ‘디딤’입니다.

youthbigdata.oopy.io

 



✅ 본 게시글은 청소년시설 디지털성숙도 지표 2(디지털 업무환경) 관련 내용 입니다.

본 게시글은 2022년 청소년사업 디지털전환 퍼실리테이터 양성과정 '시작도 안 했는데 낭떠러지 앞, 날아올 슈퍼맨은 없다' 의
온라인 활동(낭떠러지 앞에서 쓰는 일기)을 위한 글입니다.

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